Jeden Montagmorgen dasselbe: Du öffnest dieselben drei Quellen, kopierst dieselben Informationen zusammen, schickst dieselbe Übersicht an dieselben Leute. Es dauert vierzig Minuten und du machst es seit zwei Jahren.
Genau hier beginnt Stufe 4 im Level-Modell: Automatisieren. Und du brauchst dafür kein neues Tool und keine IT. Deine erste KI-Automation im Büro läuft in dem Chat-Tool, das du schon bezahlst.
Was «geplante Aufgaben» sind
In ChatGPT kannst du Aufgaben hinterlegen, die einmalig oder wiederkehrend zu einer bestimmten Zeit laufen, auch ohne dass du das Fenster offen hast. OpenAI beschreibt die Funktion im Hilfe-Center; sie steht in den bezahlten Plänen zur Verfügung und ist in der Seitenleiste unter «Geplant» zu finden.
Das ist noch keine Automatisierung im vollen Sinn. Es fliessen keine Daten zwischen Programmen. Aber es ist der Schritt, bei dem zum ersten Mal etwas ohne dich anläuft, und der ist psychologisch der wichtigste.
In fünf Schritten aufgesetzt
- Die richtige Aufgabe wählen. Drei Kriterien: Sie wiederholt sich mindestens wöchentlich, sie ist klar beschreibbar, und ein Fehler kostet dich nichts ausser fünf Minuten. Gute Kandidaten: Wochenüberblick zu einem Thema, Erinnerung mit vorbereitetem Entwurf, Beobachtung einer Website oder Branche.
- Einmal von Hand machen. Erledige die Aufgabe einmal im Chat, bis das Ergebnis wirklich brauchbar ist. Nachschärfen, korrigieren, präzisieren. Der Prompt, der am Schluss funktioniert hat, ist deine Automation.
- Als geplante Aufgabe hinterlegen. Zeitpunkt festlegen, Prompt einsetzen, Rhythmus wählen. Formuliere so konkret wie möglich: nicht «fasse Neuigkeiten zusammen», sondern «durchsuche diese drei Quellen, gib mir maximal fünf Punkte, jeweils ein Satz, mit Link».
- Prüfpunkt setzen. Das Ergebnis kommt zu dir, nicht direkt zur Kundschaft. Automatisieren heisst nicht, die Kontrolle abzugeben, sondern zu entscheiden, wo geprüft wird. Bei der ersten Automation prüfst du jedes Mal.
- Zwei Wochen laufen lassen, dann nachschärfen. Die erste Version ist selten die richtige. Nach vier Durchläufen siehst du, was regelmässig fehlt oder stört, und passt den Auftrag an.
Was es dir bringt
Die vierzig Minuten am Montag werden zu zehn. Das ist der offensichtliche Teil. Der wichtigere: Du hörst auf, wiederkehrende Arbeit als gegeben hinzunehmen, und fängst an, sie als Ablauf zu sehen. Diese Denkweise ist der eigentliche Unterschied zwischen Stufe 3 und Stufe 4.
Rechne mit 30 Minuten für die erste Automation, davon 20 für Schritt 2. Das gute Vorgehen zu finden dauert länger als es zu hinterlegen.
Wo die Grenze liegt
Geplante Aufgaben holen und erzeugen Informationen. Was sie nicht tun: Daten zwischen deinen Programmen bewegen. Sobald du willst, dass eine eingehende Rechnung automatisch abgelegt und in einer Tabelle erfasst wird, brauchst du ein Werkzeug, das Programme verbindet. In KMU sind das meist Make, n8n oder Power Automate, je nachdem, was ohnehin im Haus ist.
Fang trotzdem hier an. Wer den Sprung direkt zur Prozessautomatisierung macht, ohne je einen Ablauf sauber beschrieben zu haben, automatisiert meist ein Durcheinander.
Der nächste Schritt: Schau in deinen Kalender der letzten vier Wochen und such die eine Aufgabe, die dort viermal identisch drinsteht. Die ist es. Wie du aus einem guten Vorgehen eine wiederverwendbare Vorlage machst, zeigt der Beitrag Prompt, Projekt oder Skill. Und wo Stufe 4 im Gesamtbild steht, siehst du in den 5 Stufen der KI-Nutzung.