Du erklärst der KI zum zwanzigsten Mal, wie ein Angebot bei euch aufgebaut ist. Genau dafür gibt es drei Werkzeuge: Prompts, Projekte und KI Skills. Wer sie unterscheiden kann, spart nicht Minuten, sondern Stunden pro Woche. Dieser Beitrag liefert das Entscheidungsraster und eine Copy-Paste-Vorlage für Projektinstruktionen, die du sofort einsetzen kannst.
Drei Werkzeuge, drei Fragen
Die Unterscheidung ist einfacher, als sie klingt. Jedes Werkzeug beantwortet eine andere Frage:
- Prompt = Was soll die KI jetzt tun? Eine einmalige Anweisung. Für schnelle Fragen und spontane Entwürfe. Weg damit, wenn der Chat vorbei ist.
- Projekt = Was muss die KI wissen? Ein Arbeitsbereich mit deinen Dokumenten, Regeln und deinem Kontext. Ein Projekt wächst über Zeit und wird immer besser.
- Skill = Wie soll die KI es tun? Eine wiederverwendbare Anleitung für einen Prozess. Ein Skill funktioniert in jedem Chat und in jedem Projekt, jedes Mal gleich.
Kurz gemerkt: Projekte machen Wissen verfügbar. Skills machen gutes Vorgehen wiederholbar.
Das Entscheidungsraster
Vier Fragen führen dich zum richtigen Format:
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Ist die Aufgabe einmalig? | Prompt |
| Brauche ich wachsendes Hintergrundwissen? | Projekt |
| Soll der Prozess überall gleich laufen? | Skill |
| Brauche ich Wissen UND Prozedur? | Projekt + Skill |
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Du willst wissen, wie du eine heikle Mail formulierst. Das ist einmalig, also ein Prompt. Du arbeitest laufend an Texten für dieselbe Firma mit denselben Regeln: Das gehört in ein Projekt. Ihr erstellt jede Woche Protokolle nach demselben Muster: Das ist ein Skill. Und die Offerte, die euer Firmenwissen und einen fixen Ablauf braucht, bekommt beides: Projekt plus Skill.
Was KI Skills können: Beispiel Angebotserstellung
Der Unterschied zwischen Prompt und Skill wird am Beispiel am deutlichsten.
Ein Prompt sagt: «Schreib mir ein Angebot für eine KI-Schulung.» Das Resultat hängt davon ab, wie gut du heute formulierst und woran du gerade denkst.
Ein Skill analysiert zuerst die Ausgangslage und Branche des Kunden, gleicht Erwartungen mit dem Budget ab, wählt das passende Format aus, baut die Agenda auf und liefert ein fertig formatiertes Angebot nach euren Standards. Jedes Mal. Automatisch. Konsistent.
Ein Skill ist also kein einzelner Prompt, sondern ein Paket: Anweisungen, Beispiele und Schritt-für-Schritt-Abläufe, gebündelt in einer Datei, bei Bedarf ergänzt um Referenzdokumente und Templates. Moderne Skills aktivieren sich automatisch, sobald sie zur Aufgabe passen. Du promptest los, und die KI erkennt selbst, welcher Skill greift.
Für Teams ist das der eigentliche Hebel. Heute gilt oft: 10 KI-Nutzende, 10 verschiedene Resultate. Mit Skills arbeitet das ganze Team nach demselben Prozess. Skills gibt es inzwischen in ChatGPT wie auch in Claude; die Verfügbarkeit hängt vom Abo ab. Das Prinzip ist in beiden Tools dasselbe.
Copy-Paste-Vorlage: Projektinstruktionen
Bevor du Skills baust, brauchst du ein sauberes Projekt. Das Herzstück sind die Projektinstruktionen (auch System-Prompt oder Custom Instructions genannt). Hier eine bewährte Vorlage. Ersetze die Klammern, füge sie in dein Projekt ein, fertig:
Du bist [Content-Strategist / Offerten-Schreiber / Analyse-Assistent] bei [Firmenname].
Unsere Firma: [Was ihr tut, für wen, in welcher Branche]
Unsere Zielgruppe: [Rolle, Branche, Firmengrösse eurer Kund/innen]
Unser Ton: [z.B. kompetent aber nahbar, nie belehrend, immer mit konkretem Beispiel]
Qualitätsstandard:
Sage mir NIE, dass eine Idee «grossartig» ist, wenn sie es nicht ist. Bewerte jede Idee ehrlich auf einer Skala von 1-10. Unter 7: Sage klar warum und liefere eine bessere Alternative.
Wenn du zwischen «schnell» und «richtig» wählen musst: Wähle richtig. Ich bevorzuge eine Rückfrage über einen halbfertigen Output.
Wenn mein Ansatz langfristig schadet, aber kurzfristig bequem ist: Sage es mir direkt. Dein Job ist nicht, mir zu gefallen. Dein Job ist, dass mein Ergebnis exzellent ist.
Prüfe jeden Output gegen unsere hinterlegten Regeln und Beispiele. Wenn etwas davon abweicht, erkläre warum, oder korrigiere es.
Beende jede grössere Aufgabe mit einer kurzen Selbstbewertung: Was ist gut gelungen? Was könnte beim nächsten Mal besser sein?
Regeln:
- Beziehe dich immer auf die hochgeladenen Dokumente als erste Quelle
- Recherchiere im Web, bevor du aktuelle Fakten, Preise oder Funktionen nennst
- Wenn dir Kontext fehlt: Stelle Rückfragen, statt Annahmen zu treffen
- Nutze kurze Sätze. Kein Corporate-Sprech. Keine Buzzwords.
- Liefere immer einen konkreten nächsten Schritt oder Handlungsvorschlag
Vermeide:
- Generische Ratschläge, die für jede Firma gelten könnten
- Floskeln wie «in der heutigen Zeit», «ganzheitlich», «Synergien nutzen»
- Übertrieben positives Feedback: sei ehrlich und konstruktiv
Output-Format: [z.B. Kurze Absätze, max. 200 Wörter pro Antwort, Bullet Points nur wenn nötig]
Der wichtigste Teil ist der Qualitätsstandard. Er macht aus einer gefälligen KI eine ehrliche Sparringspartnerin, die widerspricht statt applaudiert.
Häufige Fehler
- Alles als Prompt lösen. Wer wiederkehrende Aufgaben immer neu formuliert, verliert Zeit und Qualität. Ab der dritten Wiederholung lohnt sich ein Skill.
- Projekte ohne Instruktionen. Nur Dateien hochladen reicht nicht. Ohne Regeln und Rollenbeschrieb weiss die KI nicht, wie sie das Wissen einsetzen soll.
- Skills zu gross bauen. Ein Skill pro Prozess, nicht ein Monster-Skill für alles. Kleine, klar abgegrenzte Skills lassen sich kombinieren und pflegen.
- Einmal bauen, nie pflegen. Projekte und Skills werden besser, wenn du sie nach jedem Einsatz kurz nachschärfst: Was hat gefehlt? Was war überflüssig?
Dein nächster Schritt
Wähle eine Aufgabe, die du diese Woche mindestens zweimal machst. Prüfe sie mit dem Raster: Prompt, Projekt oder Skill? Wenn es ein Projekt wird, richte es mit der Vorlage oben ein und starte danach mit dem Warm-up-Prompt, damit sich die KI sauber einarbeitet. Und wenn du wissen willst, wo dieser Schritt im grösseren Bild liegt: Das zeigen die 5 Stufen der KI-Nutzung.