Als wir auf LinkedIn gefragt haben, welche Aufgabe die Leute am liebsten sofort abgeben würden, war das Resultat deutlich: 54 Prozent sagten Protokolle schreiben, mit Abstand vor Präsentationen mit 26 Prozent (unsere LinkedIn-Umfrage, 50 Stimmen). Die gute Nachricht: Ein Protokoll mit KI zu erstellen ist einer der einfachsten Einstiege überhaupt. Du brauchst kein neues Tool und keine halbe Stunde Einarbeitung.
So gehst du vor, in drei Schritten.
Schritt 1: Aufnehmen und transkribieren
Die Basis ist ein Transkript. Dafür hast du mehrere Wege:
- Online-Meetings: Teams, Zoom oder Google Meet mit Gemini transkribieren auf Knopfdruck mit. Die Funktion ist in vielen Firmenlizenzen schon drin.
- Vor Ort: Eine Aufnahme mit dem Handy oder einem Aufnahmegerät, danach transkribieren lassen. Die meisten KI-Tools nehmen Audiodateien direkt entgegen.
- Ohne Aufnahme: Auch stichwortartige Notizen reichen als Grundlage. Das Protokoll wird weniger vollständig, aber immer noch schneller als von Hand.
Ein Punkt ist nicht verhandelbar: Hol das Einverständnis aller Teilnehmenden ein, bevor du aufnimmst. Kurz ansagen, kurz nicken lassen, fertig. Heimliche Aufnahmen sind rechtlich heikel und zerstören Vertrauen.
Schritt 2: Protokoll mit KI strukturieren
Wirf das Transkript nicht einfach mit «Mach ein Protokoll» in die KI. Gib eine Struktur vor. Zum Beispiel so:
Erstelle aus diesem Transkript ein Sitzungsprotokoll mit drei Abschnitten:
1. Entscheide: Was wurde beschlossen? Halte zu jedem Entscheid die wichtigsten Argumente fest, die dazu geführt haben.
2. Aufgaben: Wer macht was bis wann? Als Tabelle.
3. Offene Punkte: Was wurde vertagt oder nicht geklärt?
Bleib strikt beim Inhalt des Transkripts. Erfinde nichts dazu.
Der wichtigste Teil steckt in Punkt 1: Halte nicht nur die Ergebnisse fest, sondern auch die Herleitung. In einem Jahr fragt garantiert jemand: «Warum haben wir das damals so entschieden?» Ein Protokoll, das nur Beschlüsse listet, kann das nicht beantworten. Eines mit Begründungen schon. So wird aus einer lästigen Pflicht dokumentiertes Firmenwissen.
Schritt 3: Prüfen und ablegen
Das KI-Protokoll ist ein Entwurf, kein Endprodukt. Du warst im Meeting dabei, also geht die Prüfung schnell: Stimmen Namen, Zahlen und Termine? Fehlt ein Entscheid? Hat die KI etwas dazugedichtet? Fünf Minuten, dann ist es sauber.
Danach ablegen, und zwar dort, wo das Team es findet: im Projektordner, im Wiki, im geteilten Laufwerk. Ein Protokoll, das in deinem Postausgang versauert, bringt niemandem etwas. Richtig stark wird die Sammlung, wenn du sie später als Wissensquelle nutzt, zum Beispiel mit NotebookLM: Dann beantwortet dir die KI Fragen wie «Was haben wir zum Thema Preiserhöhung entschieden?» direkt aus deinen Protokollen.
Was es dir bringt
Rechne selbst: Wenn du pro Woche zwei Sitzungen protokollierst und pro Protokoll 30 Minuten sparst, ist das eine Stunde pro Woche. Dazu kommt der Qualitätssprung: Die Protokolle sind einheitlich strukturiert, vollständiger und enthalten die Begründungen, die sonst verloren gehen.
Der nächste Schritt: Nimm dein nächstes Meeting als Testlauf. Einverständnis einholen, transkribieren, Struktur-Prompt anwenden, fünf Minuten prüfen. Nach zwei oder drei Durchgängen hast du deinen eigenen Ablauf, und schreibst nie wieder ein Protokoll von Hand.